Konsten att ligga steget före

De flesta av oss tänker inte på logistiken bakom varorna vi möter i vardagen. Det gjorde inte Ena Bahtiri heller. I dag arbetar hon som trafikledare på Tempcon Klimat-Transport i Helsingborg – mitt i ett flöde där en feltryckning kan få konsekvenser och där en bra dag ofta handlar om allt som aldrig blev ett problem.

– Innan jag började i den här branschen förstod jag inte hur mycket som är i rullning hela tiden. Man är ute i en affär och köper någonting, men tänker inte på hur mycket som ligger bakom.

Varje dag hanterar Ena bokningar från kunder och ser till att informationen kommer vidare till de åkerier som utför transporterna. Till det kommer kundservice, reklamationer och avvikelser när verkligheten inte riktigt följer planen.

I temperaturkontrollerad logistik kan en liten detalj få stor betydelse. Ett felaktigt datum kan placera en order på fel månad och en felaktigt angiven temperatur kan innebära att frysgods bokas som kylt.

– Det räcker med en liten feltryckning. Då kanske ordern ligger på fel månad. Eller så kan man råka boka fel temperatur.

En ny bransch, med erfarenheter som följde med

Förr arbetade Ena som makeupartist och sminkade bland annat brudar inför deras bröllop. Men efter att ha utbildat till Sustainable Logistics Specialist i Malmö fick hon praktik på Tempcon Klimat-Transport, och blev sedan kvar.

Utbildningen gav en bred grund. Men mycket av kunskapen har vuxit fram i det dagliga arbetet.

– Det man läser i skolan är inte ens i närheten av det riktiga livet. Det är mycket att komma ihåg, men jag har haft bra mentorer, kollegor och handledare.

Samtidigt visade sig erfarenheterna från hennes tidigare yrkesliv vara användbara även i logistiken.

– Servicen och att jobba med människor har jag med mig. Att kunna bemöta både kritik och det positiva, lösa människors problem, känna av lite vad de behöver och kunna lugna folk.

När planen möter verkligheten

En stor del av arbetet handlar om att få det planerade flödet att fungera. Men en olycka kan stänga en väg, en transport bli försenad eller en pall komma fram med en skada eller temperaturavvikelse.

När det gäller reklamationer kan Ena behöva gå igenom temperaturloggar, fraktsedlar och annan dokumentation för att förstå vad som har hänt och var ansvaret ligger. Därefter kan snabba beslut krävas om hur godset ska hanteras.

– Ibland har man inte all information man behöver och ändå måste man ta snabba beslut. Ska pallarna tillbaka? Hur ska vi försöka rädda godset? Det kan gå väldigt snabbt, särskilt inför en fredag eller om varorna har kort utgångsdatum.

Det visar också hur mycket av logistiken som sker utanför själva transporten. Runt varje fordon finns information som ska vara korrekt, dokumentation som ska kunna följas och människor som behöver bedöma situationer längs vägen.

När förutsättningarna förändras

Alla problem går inte att lösa. Om en trafikolycka stänger en väg i flera timmar kommer transporten sannolikt att bli försenad. Då handlar arbetet om att begränsa konsekvenserna och ge kunden möjlighet att planera utifrån de nya förutsättningarna.

– Man får försöka vara ute i god tid och informera kunderna innan de själva hinner börja efterlysa godset. Det är oftast bättre att de får höra det från oss än att klockan blir fyra, de ska stänga och ingen har fått dit det.

För temperaturkänsligt gods innebär en försening inte i sig att temperaturen påverkas. Så länge kylaggregatet fungerar kan rätt temperatur upprätthållas även om fordonet står stilla. Men för kunden kan förseningen fortfarande få konsekvenser, vilket gör informationen viktig.

En bra dag behöver inte vara problemfri

När Ena beskriver en riktigt bra arbetsdag är det inte en dag där ingenting oväntat har hänt. Snarare en dag där bokningarna har gått vidare som de ska, frågor har fått svar och de problem som uppkommit kunnat lösas på ett bra sätt.

Mycket av trafikledarens arbete sker i bakgrunden och märks kanske tydligast när någonting inte fungerar. När bokningarna blir rätt, informationen når fram och avvikelser hanteras finns det däremot sällan någon anledning för kunden att fundera över arbetet bakom transporten.

För Ena har tre år i branschen gjort det arbetet synligt. Det som tidigare var en vara i en butik är i dag också ett flöde av transporter, information och beslut. Och kanske framförallt ett samspel mellan människor som behöver fungera hela vägen.