Ordning och reda som går att bevisa

Mer än fyra ISO-certifieringar och årliga interna revisioner på samtliga bolag. Tempcons ledningssystem ska säkerställa att kvalitet, miljö, livsmedelssäkerhet och trafiksäkerhet inte lämnas åt slumpen. För kunderna betyder det ordning och reda som inte bara utlovas – utan som går att kontrollera och bevisa.

För Tobias Lundberg har arbetet med kvalitet och certifieringar följt med under en stor del av Tempcons resa.

Idag är han affärsutvecklare och ansvarig för Tempcon Groups ledningssystem. Hans bakgrund finns bland annat inom ICA-koncernen, där han senast arbetade som transportchef för frukt och grönt. Senare blev han delägare i koncernen, och har under många år haft ICA som en av sina kunder. En kundrelation som tidigt ställde höga krav på kvalitet, kontroll och certifiering.

När Tempcon Group bildades blev det därför naturligt för Tobias att ta en aktiv roll i att utveckla arbetet vidare på koncernnivå. Sedan dess har både Tempcon och ledningssystemet vuxit.

”När vi startade koncernen tog man helt enkelt ansvar för de områden man kunde bäst. Vi var tidigt långt framme i de här frågorna och därför föll det naturligt att vi fortsatte driva dem framåt”, säger Tobias.

Intresset finns där på riktigt.

”Det bor en liten nörd inom mig så jag är en av dem som faktiskt tycker sånt här är intressant. Det som driver mig är den ständiga förbättringen. Det finns alltid något nytt att bygga på, alltid något som kan bli lite bättre.”

Fyra standarder – ett sammanhängande system

Idag är Tempcon Group certifierat enligt fyra ISO-standarder: ISO 9001 för kvalitet, ISO 14001 för miljö, ISO 22000 för livsmedelssäkerhet och ISO 39001 för trafiksäkerhet.

Koncernen arbetar även med ISO 26000 för socialt ansvarstagande och delar av ISO 27001 inom informationssäkerhet. Därutöver finns bland annat BRCGS-, KRAV- och Fair Transport-certifieringar inom delar av koncernen.

Men antalet certifikat är egentligen inte det mest intressanta. Det avgörande är arbetet bakom dem.

”Certifieringarna visar att vi har kontroll på verksamheten och uppfyller de krav som ställs på oss. Utan våra ledningssystem och den nivå vi har på dem hade vi inte kunnat arbeta med de stora kunder vi har idag.”

För en koncern med många bolag och sajter skapar ledningssystemet en gemensam struktur för hur verksamheten styrs, kontrolleras och utvecklas. Och arbetet stannar inte vid de standarder Tempcon är certifierat enligt. Koncernen arbetar inom fler områden och standarder för att möta krav och ansvar gentemot kunder, medarbetare, ägare och samhället i stort.

Vi kontrollerar oftare än kraven kräver

En ISO-certifiering är inte något man får en gång och sedan kan luta sig tillbaka mot. Tempcon genomgår externa revisioner varje år, där olika delar av verksamheten granskas. Med 22 sajter kan inte varje anläggning omfattas av extern revision varje år. De externa revisionerna fördelas därför över certifieringarnas treårscykel, där de berörda sajterna granskas över tid.

Tempcon har valt att komplettera den externa granskningen med en högre intern kontrollfrekvens. Varje år genomför samtliga bolag interna revisioner av samtliga standarder.

”Tempcon är en stor koncern och det händer mycket. Därför vill vi kontrollera alla sajter varje år, även de som inte får en extern revision just det året.”

Resultaten samlas in och granskas på koncernnivå. Tillsammans med ledningens genomgång, platsbesök och löpande kontrollarbete ger det Tempcon möjlighet att upptäcka avvikelser och identifiera områden som behöver förbättras.

Under alla år som verksamheten varit certifierad har de externa revisionerna inte resulterat i någon allvarlig avvikelse.

”Mindre avvikelser kommer alltid att finnas. Det ska det göra. Hela tanken med ledningssystemet är ständiga förbättringar. Det finns alltid något som går att göra lite bättre och en ribba som går att höja lite till.”

Från ISO-standard till brandsläckare och kyltemperatur

Ledningssystem kan låta administrativt, men i praktiken finns det mitt i den dagliga verksamheten. Tempcons egen kontrolladministration har flyttats in i koncernens digitala verktyg och används för allt från skyddsronder och städkontroller till nödlägesövningar.

Finns fungerande uppsamlingsplatser? Är brandsläckaren kontrollerad? Fungerar hjärtstartaren? Finns skador på pallställ eller påkörningsskydd? Är terminalen ren och välskött?

I en verksamhet där livsmedel hanteras är detaljerna inte småsaker. De är en del av säkerheten.

Samma princip följer godset. Samtliga terminaler arbetar med HACCP-baserad riskhantering och egenkontrollprogram för att säkerställa att gods och temperaturer kontrolleras.

Vid mottagning och lastning kan det exempelvis handla om att kontrollera temperaturer, dokumentera skadat gods och följa upp temperaturen i lastbilar. Informationen registreras så att avvikelser kan upptäckas och hanteras.

”Vi kan se om godset kommit in med rätt temperatur eller om det finns något som kunden behöver informeras om. Upptäcker vi en avvikelse kommunicerar vi den till kunden, som kan ta beslut om hur godset ska hanteras.”

Det är där ledningssystemet går från dokumentation till faktisk riskhantering.

Systemet är en del av vardagen

För Tobias är ett välfungerande ledningssystem inte något som plockas fram inför nästa revision. Tvärtom.

Det är en viktig poäng i en koncern som vuxit snabbt och består av många verksamheter och sajter. Gemensamma rutiner, kontroller och uppföljning skapar en struktur som gör det möjligt att både behålla den lokala kraften och samtidigt veta att grundläggande krav efterlevs genom organisationen.

För kunden innebär det något väldigt konkret: mindre behöver lämnas åt antaganden.

”Genom certifieringarna, alla revisioner vi genomgått och vårt eget kontrollarbete kan kunden veta att det finns ett fungerande system bakom leveransen. Hade det inte fungerat hade diplomen inte hängt på väggen.”